"Biblioteca Electronică a Documentelor Normative Interne"
Ghid de utilizare
Autentificarea și autorizarea accesului
Volumul mare de documente normative interne din cadrul unei organizații, cauzat de elaborare, actualizare, utilizare și monitorizare a documentelor normative interne, impune probleme de management, coordonare, informare, distribuire și face ca managementul acestor documente să constituie una din funcțiile de bază în activitatea organizației.
Automatizarea proceselor de management a documentelor normative interne ameliorează coordonarea, operativitatea și calitatea acestor documente de importanță majoră pentru bună funcționare a unei organizații.
Sistemul Informatic Biblioteca Electronică a Documentelor Normative Interne (Biblioteca Electronică) constituie mulțimea mijloacelor metodologice și informaționale de realizare a funcțiilor ce țin de crearea, administrarea și consultarea bazei de date a documentelor normative interne (documentelor) a organizației.
Scopul elaborării Sistemului Informatic Biblioteca Electronică este determinat de următoarele momente:
- Sistematizarea și clasificarea documentelor interne;
- Crearea bazei de date unice care va conține documentelor interne;
- Accesul comod și rapid al personalului organizației la documentelor interne, indiferent de dislocarea lor;
- Reducerea timpului de efectuare a procedurilor de căutare și recepționare a informației.
Obiectivele creării și implementării Sistemului Informatic Biblioteca Electronică a documentelor sunt:
- Evidența documentelor, numerotarea documentelor (atribuirea codului unic de identificare și numărului versiunii);
- Clasificarea și ierarhizarea documentelor;
- Menținerea istoriei de modificare a documentelor (note informative referitor la modificările introduse în documentelor sunt anexate electronic de document);
- Accesul personalizat al utilizatorilor la documente în dependență de funcția executată;
- Posibilitatea reînnoirii drepturilor de acces;
- Informarea automatizată a utilizatorilor (angajaților) organizației privind actualizarea/elaborarea documentelor;
- Identificarea documentelor, navigarea prin biblioteca de documente, căutarea documentelor după criteriile de înregistrare ale acestora;
- Selectarea documentelor în ordinea cronologică a aprobării, după criteriile de înregistrare;
- Regăsirea documentelor după legăturile funcționale (fiecare documentelor va conține referințele la alte documentele);
- Comentarea documentului de către utilizatori;
- Publicarea proiectelor de documentelor pentru discuții, comentarii, propuneri, avize;
- Înregistrarea faptului luării de cunoștință cu documentul al utilizatorilor prin intermediul sistemului documentelor;
- Constituirea flexibilă a pachetelor de documente (aceasta diminuează efectele negative atât a fragmentării excesive, cât și a structurării imperfecte a documentelor), care ar permite organizarea seturilor destinate unor situații anume, fără a dubla păstrarea documentului;
- Divizarea accesului la modificarea bazei de date.
Contacte:
E-mail: silvestru@molddata.md, ion.silvestru@gmail.com
Tel.: 544966, 079445526 Ion Silvestru
Autentificarea și autorizarea accesului
Sistemul Informatic Biblioteca Electronică este o aplicație de tip Client Server WEB care oferă posibilitatea de a accesa informațiile utilizând clienții clasici Web cum ar fi: Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, Google Chrome, etc.
Autorizarea și autentificarea se efectuează pe server prin validarea informației introdusă de utilizator la intrarea în Sistem.
Autentificarea se efectuează prin completarea formularului la accesarea Sistemului.
Figura 1. Accesarea Sistemului
Acționând butonul Intrare, clientul Web se va conecta la Serverul Web și va autentifica utilizatorul în Sistem.
În cadrul Sistemului sunt definite trei nivele de acces:
- Utilizator - reprezintă utilizatorul simplu, care are acces la funcții de consultare, precum și la alte funcții, reieșite din unele roluri pe care le poate deține.
- Gestionar - reprezintă utilizatori abilitați cu funcții de gestionare a Sistemului (introducerea, modificarea, eliminarea documentelor și nomenclatoarelor).
- Administrator - este utilizatorul care, pe lângă funcțiile descrise mai sus, gestionează nomenclatorul de utilizatori.
În cadrul Sistemului sunt definite două roluri:
- Autor - reprezintă utilizatorul care poate fi autor sau coautor a unor documente din Sistem. În virtutea acestui rol, autorul are acces la unele funcții suplimentare: verificarea veridicității și autenticității documentelor, notificări de revizuire a documentelor etc.
- Autorizator - reprezintă utilizatorul care decide autorizarea introducerii documentelor în Sistem, după verificarea veridicității și autenticității documentelor de către autori. Resursele documentelor vor fi accesibile utilizatorilor doar după autorizarea acestora de către Autorizator.
Accesul Componentelor funcționale ale Sistemului Informatic Biblioteca Electronică se efectuează utilizând meniul funcțional al sistemului care are următoarea structură:
1. Înregistrare oferă mecanismul complet de înregistrare a documentelor în Sistem.
2. Notificări oferă mecanismul de atenționare utilizatorului asupra apariției sau a existenței unor documente în Sistem, determinată de anumite roluri sau nivele de acces ale utilizatorului.
3. Registru - reprezintă nomenclatorul (lista) tuturor documentelor (în ultimă versiune) din cadrul Sistemului.
4. Căutare oferă mecanismul de căutare după criterii a documentelor înregistrate în Sistem.
5. Nomenclatoare oferă accesul la nomenclatoarele Sistemului:
- Tipuri Documente
- Domenii Documente
- Dosare Documente
- Subdiviziuni Structurale
- Funcții Personal
- Grupuri Utilizatori
6. Audit - oferă posibilitatea efectuării auditului (analizei) comportamentului (acțiunilor) utilizatorilor în cadrul Sistemului.
7. Administrare - oferă accesul (limitat pentru utilizatorii cu nivel de acces Administrator) la gestionarea nomenclatorului utilizatorilor.
8. Ieșire oferă mecanismul de ieșire din Sistem.
Documentul reprezintă partea componentă esențială ale Bibliotecii Electronice. Un document poate avea o serie de atribute:
- tipul sau categoria, conform unui clasificator al documentelor adoptat în organizație;
- emitentul - entitatea, persoana juridică sau partea componentă a unei persoane juridice, care elaborează și adoptă documentul;
- numărul sau codul și data adoptării documentului - care permite distingerea și regăsirea rapidă;
- denumirea sau titlul;
- tematicile sau domeniile reglementate;
- resursele - fișierele atașate, în formate de documente general acceptate de sistemele moderne de gestiune a documentelor;
- alte atribute care facilitează managementul documentelor: autori, dosare de grupare etc.
Principala funcție de gestiune a Bibliotecii Electronice este cea de înregistrare (introducere, importare) a unui document existent.
Înregistrarea documentelor în Sistem se efectuează de persoanele care dețin dreptul de a înregistra documentele (nivelul de acces Gestionar).
Acționând butonul Înregistrare, va fi afișat formularul de introducere a atributelor generale (fișa) ale documentului: tipul, emitentul, numărul/codul, denumirea, datele adoptării, revizuirii ulterioare etc., tematicile/domeniile, autorii, dosarele etc.
Figura 2. Înregistrare document
După acționarea butonului Salvare, documentul se va deschide în regim de modificare, permițând introducerea altor atribute.
Figura 3. Modificare document
Formularul de modificare a atributelor documentului este divizat în următoarele categorii:
Fișa
Permite modificarea atributelor generale ale documentului: tipul, emitentul, numărul/codul, denumirea, datele adoptării, revizuirii ulterioare etc., tematicile/domeniile, autorii, dosarele etc.
Resurse
Permite adăugarea, modificarea și eliminarea resurselor documentului.
Notă: Reieșind din recomandările standardului internațional ISO 19005-1:2005 (Document management Electronic document file format for long-term preservation), este recomandată utilizarea formatului Adobe PDF.
Acces
Permite atribuirea accesului la resursele documentului, după următoarele tipuri de acces:
- Subdiviziuni Structurale
- Funcții Personal
- Utilizatori
- Grupuri de utilizatori
Pentru a modifica tipul de acces, se efectuează un click pe câmpul respectiv, se va afișa formularul de selectare a entităților tipului respectiv, de unde pot fi selectate entitățile necesare.
Dacă nu va fi specificat nici un tip de acces, atunci documentul va fi public, adică resursele lui vor fi accesibile de către orice utilizator.
Documente Referite
Permite specificarea documentelor care sunt menționate (referite) în documentul curent. Astfel se efectuează interconexiunea documentelor: în orice moment vor putea fi consultate documentele referite și, respectiv, documentele referitoare.
Pentru a modifica documentele referite, se efectuează un click pe câmpul respectiv, se va afișa formularul de selectare a documentelor referite, unde se poate efectua căutarea acestora după atribute primare: numărul (codul), data adoptării sau un cuvânt-cheie în titlul documentului.
Notă: referința reciprocă (documentele referitoare) este menținută automat de către Sistem, astfel nu este necesară repetarea introducerii.
Versiune Nouă
Permite crearea unei versiuni noi a documentului, apărute în urma modificării. Sistemul asigură moștenirea atributelor primare ale (fișa) documentului-părinte, cât și a drepturilor de acces. Alte atribute (resursele, documentele referite etc.) nu sunt moștenite, deoarece pot să nu corespundă conținutului noii versiuni. Totodată, atributele versiunii noi pot fi modificate aleator.
Versiunile anterioare ale documentului pot fi consultate în orice moment (la fel și versiunile ulterioare, în cazul consultării unui document-versiune anterioară).
Formularul de vizualizare a documentului este divizat în următoarele categorii:
Figura 4. Vizualizare document
Fișa
Permite vizualizarea atributelor generale ale documentului: tipul, emitentul, numărul/codul, denumirea, datele adoptării, revizuirii ulterioare etc., tematicile/domeniile, autorii, dosarele etc.
Resurse
Oferă accesul la resursele (fișierele atașate) documentului. Resursele pot fi descărcate (download) pe discul calculatorului, pentru utilizare (vizualizare) ulterioară.
Versiuni
Permite consultarea versiunilor documentului, atât a versiunilor anterioare (dacă documentul curent reprezintă ultima versiune), cât și a celor ulterioare (dacă documentul curent reprezintă o versiune mai veche).
Autorizare
Permite verificarea veridicității și autenticității documentului de către utilizatorii cu rol de Autor, precum și autorizarea documentului, de către utilizatorii cu rol de Autorizator.
Referințe
Permite consultarea documentelor interconectate prin referire, atât a documentelor referite (care sunt menționate în documentul curent), cât și a celor referitoare (documentele în care este menționat documentul curent).
Comentarii
Oferă posibilitatea de implicare participativă din partea utilizatorilor prin comentarea documentului, prin discuții, comentarii, propuneri, avize etc.
Funcționalitatea de notificare este destinată atenționării utilizatorului asupra apariției sau a existenței unor documente în Sistem, determinată de anumite roluri sau nivele de acces ale utilizatorului.
Sunt definite următoarele tipuri de notificări:
Verificare
Această notificare este destinată utilizatorilor cu rol de Autor, și atenționează prezența în Sistem a unor documente (unul dintre autorii cărora este utilizatorul curent) care necesită verificarea autenticității.
Notificarea va dispărea după confirmarea verificării veridicității și autenticității documentului de către utilizatorul cu rol de Autor, prin acționarea butonului Verificat.
Autorizare
Această notificare este destinată utilizatorilor cu rol de Autorizator, și atenționează prezența în Sistem a unor documente care necesită autorizarea documentului, adică deschiderea accesului către document, acesta fiind autentic și pasibil de utilizare.
Notificarea va dispărea, iar resursele documentului vor deveni accesibile automat (documentul va fi autorizat pentru consultare), după autorizarea de către utilizatorul cu rol de Autorizator, prin acționarea butonului Autorizat.
Revizuire
Această notificare este destinată utilizatorilor cu rol de Autor, și atenționează prezența în Sistem a unor documente (unul dintre autorii cărora este utilizatorul curent) care necesită revizuire.
Notificarea va dispărea prin modificarea documentului (crearea unei noi versiuni), dacă e necesar, sau prin actualizarea datei revizuirii în proprietățile versiunii curente a documentului.
Confirmare
Această notificare atenționează prezența în Sistem a unor documente, la care a fost stabilit direct accesul utilizatorului dat, adică este înaintat spre executare. Utilizatorul trebuie să confirme primirea documentului spre executare.
Notificarea va dispărea după confirmarea examinării și primirii spre executare a documentului de către utilizator, prin acționarea butonului Confirm.
Documentele publice (pentru care nu a fost specificat nici un tip de acces) nu necesită confirmarea de către utilizatori, dar consultarea acestora este auditată de către modulul de audit.
Registrul reprezintă nomenclatorul (lista) tuturor documentelor (în ultimă versiune) din cadrul Sistemului.
Documentele se afișează în ordine descrescătoare a datei adoptării (astfel, cele mai "noi" documente se află în primele rânduri ale listei).
Versiunile anterioare ale unui document pot fi consultate, afișând detaliile documentului și selectând categoria Versiuni.
Pentru afișarea detaliilor documentului, se efectuează un click pe denumirea (titlul) lui.
Căutarea documentelor din baza de date poate fi efectuată după o serie de criterii, care includ atributele primare (fișa) ale documentului, precum și alte atribute relevante.
Figura 5. Căutare documente
- tipul documentului
Se selectează tipul documentelor conform clasificatorului.
- emitentul documentului
Se selectează denumirea autorității (subdiviziunii) care a emis documentele.
- numărul sau codul documentului
Se introduce numărul sau codul documentului solicitat. Daca alte condiții nu vor fi indicate, atunci vor fi selectate toate actele cu numărul sau codul indicat, indiferent de data adoptării lor.
- data sau perioada adoptării documentelor ("data de la" - "data până la")
Sunt prezente două câmpuri unde se indică data: primul denotă data de la, iar al doilea - data până la.
În primul câmp se indică data adoptării documentului, de exemplu "12.05.2006".
Daca se dorește indicarea unui interval, atunci în primul câmp se indică data mai mică, iar în câmpul al doilea - data mai mare. De exemplu, pentru a obține lista documentelor adoptate începând cu 12 mai 2006 până la 31 octombrie 2006 se indică "12.05.2006 - 31.10.2006".
- alte date relevante (data revizuirii, data abrogării)
Se specifică analog datei adoptării documentului.
- denumirea (titlul) documentului
Vor fi selectate acele documente, care au în denumire porțiunile de cuvinte specificate.
La introducerea textului nu importă mărimea literelor (majuscule sau minuscule). Ca text poate servi: o porțiune de la începutul cuvântului sau mai multe porțiuni, separate prin spații. Se vor folosi porțiuni de cuvinte, fiindcă cuvintele pot avea diferite terminații în diferite propoziții (de exemplu aplic, pentru: aplicare, aplicarea, aplicând, aplicație etc.).
Un document va fi selectat, dacă toate cuvintele indicate au fost găsite, indiferent de locul și ordinea lor.
- starea documentului
Se selectează starea documentelor (în vigoare sau abrogat).
- autorul documentului
Se selectează unul dintre autorii posibili ai documentului.
- tematica documentului
Se selectează denumirea tematicii abordate de către documente.
- dosarul
Se selectează dosarul în care pot fi grupate documentele.
După selectarea domeniului și indicarea condițiilor de căutare, se execută un clic pe butonul "Căutare".
Notă
Condițiile de căutare se indică în mod arbitrar reieșind din cantitatea de informație disponibilă utilizatorului la moment. Între condițiile de căutare indicate se efectuează operația "și", ceea ce înseamnă că conform primei condiții sunt supuse căutării toate documentele domeniului indicat, conform condiției a doua sunt supuse căutării numai documentele selectate cu prima condiție, conform condiției a treia sunt supuse căutării numai documentele selectate cu a doua condiție, și așa mai departe. Prin urmare, pe de o parte, cu cât mai multe condiții se vor indica, cu atât mai exactă va fi lista documentelor găsite, iar pe de altă parte crește probabilitatea ca una din condiții să conțină eroare sau să nu fie compatibilă cu celelalte, și atunci rezultatul va fi incomplet sau nul.
Sistemul Informatic Biblioteca Electronică menține un set de nomenclatoare ale categoriilor distincte din cadrul managementului documentelor.
Sistemul asigură funcții de gestiune a nomenclatoarelor: crearea, modificarea, dezactivarea etc.
Tipuri Documente
Reprezintă clasificarea (categorizarea) documentelor, conform unui clasificator adoptat de către organizație (politică, regulament, procedură, instrucțiune, instrucțiune tehnologică, cartelă tehnologică, fișă de post etc.).
Tematici Documente
Reprezintă clasificarea documentelor după tematicile (domeniile) acoperite sau reglementate.
Dosare Documente
Nomenclatorul include dosarele (pachetele de documente) create pentru formarea seturilor de documente destinate unor situații sau unui proces business.
Subdiviziuni Structurale
Reprezintă structura organizației (organigrama), constă din subdiviziunile acestei organizații.
Subdiviziunea structurală poate avea atât rol de emitent, cât și poate fi utilizată ca grup de acces, în cadrul politicilor de acces, pentru a restricționa accesul utilizatorilor la resursele documentelor la nivel de subdiviziune din care fac parte.
Posturi/Funcții
Reprezintă posturile (funcțiile) din cadrul organizației, care pot fi deținute de către angajați (utilizatori).
Nomenclatorul posturilor poate fi utilizat ca grup de acces, în cadrul politicilor de acces, pentru a restricționa accesul utilizatorilor la resursele documentelor în dependență de postul deținut.
Utilizatori
Reprezintă personalul (angajații) din cadrul organizației, ca persoane fizice și ca utilizatori ai Sistemului.
Nomenclatorul utilizatorilor se utilizează, în cadrul politicilor de acces, pentru a restricționa accesul utilizatorilor la resursele documentelor în dependență de persoană. Concomitent se delimitează nivelele de acces în Sistem pentru fiecare utilizator (utilizator simplu, gestionar, administrator) și rolurile acestuia în Sistem (autor, autorizator etc.).
Grupuri de utilizatori
Reprezintă grupuri de utilizatori create cu scopul de a delimita accesul la documente pentru un grup restrâns de angajați (utilizatori).
Funcția de audit oferă posibilitatea efectuării auditului (analizei) comportamentului utilizatorilor în cadrul Sistemului Informatic.
Sunt definite câteva tipuri de audit:
Audit Gestiune
Realizează auditul acțiunilor (înregistrare, modificare, eliminare etc.) efectuate asupra documentelor de către utilizatorii cu nivel de acces Gestionar.
Audit Confirmare
Realizează auditul confirmării primirii (adoptării) spre executare a documentelor, de către utilizatorii vizați prin specificarea accesului exclusiv la documente.
Audit Accesare
Realizează auditul accesării (consultării) documentelor de către utilizatorii din Sistem.
Oferă accesul (limitat pentru utilizatorii cu nivel de acces Administrator) la gestionarea nomenclatorului utilizatorilor.
Reprezintă modalitatea recomandată de încetare a activității în cadrul Sistemului, efectuând deautentificarea utilizatorului și excluderea posibilității de acces neautorizat sub atribute străine de acces.